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10. 문서관리
문서의 종류 및 관리 방침
기안문서
회의문서
지시 및 보고 문서
증명 및 확인 문서
안내 및 협조문서
각종 거래 문서
부서별 업무 일지
문서의 종류 및 관리 방침
문서라 함은 대내외 수발문서, 보고서, 내부결재문서, 계약서, 각종 회계장표, 전산처리자료, 전언통신문, 마이크로필름 수록자료 등 일체의 업무용 서류를 말합니다.사무 처리는 문서로서 함을 원칙으로 하며, 모든 문서는 간결, 명료하면서 상대방이 충분히 이해가 갈 수 있도록 작성하되, 정확하고 신속하여야 합니다.
효율적인 문서의 작성, 처리 및 보관은 사무 생산성을 향상시키고 사무 업무의 유기적 체계 정립을 통해 회사 발전의 기본토양이 될 수 있습니다.
1. 문서의 종류
문서는 공사 내부 상호간이나 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체기록 포함) 및 공사가 접수한 모든 문서를 말합니다.
회사문서는 사용용도에 따라 사내문서와 대외문서로 구분하며 사내문서는 문서의 성질에 따라 개별문건과 총괄문건으로 다시 분류할 수 있습니다.

개별문건으로는 기안서, 품의서, 결의서, 회의록, 보고서, 일지, 일보 등이며 총괄문건은 관리대장, 수불대장, 발송대장, 접수대장, 등록대장 등입니다. 조직 외부의 기관이나 단체 간에 수발하는 대외문서에는 공문서, 계약서, 제안서, 견적서, 청구서, 요청서, 안내문, 팩스양식 등이 있습니다.
사내문서 ① 개별문건

기안서, 품의서, 결의서, 회의록, 보고서, 일지, 일보 등

② 총괄문건

관리대장, 수불대장, 발송대장, 접수대장, 등록대장 등

대외문서   공문서, 계약서, 제안서, 견적서, 청구서, 요청서, 안내문, 팩스양식 등
2. 문서관리 규칙 및 요령
문서관리만 조직체의 유지 발전에 필요한 문서를 필요에 따라 누구든지 즉시 이용할 수 있도록 조직적으로 정리ㆍ보관ㆍ폐기하는 일련의 제도를 말합니다. 문서관리에 관한 사항을 미리 규정해 두면 문서의 표준화, 간소화 및 과학화를 기하여 행정의 능률을 높일 수 있습니다.
문서 파일은 각 부서별로 분산 관리하고, 중요 문서, 영구 보존 문서 등은 문서 주관 부서에서 집중 관리합니다. 문서관리규칙과 문서관리요령 서식에는 문서의 작성, 접수, 발송, 통제, 문서의 분류 및 보존, 문서의 폐기, 인장의 관리 등의 내용이 기재되어 있습니다.
문서관리규정 문서 보관 및 보존 규정
서식관리규정 사규관리규정
3. 문서관리의 절차
문서는 일련의 절차를 통해 조직적으로 정리, 보관 폐기합니다. 먼저 경영관리상의 안건에 관한 문서를 기안자가 작성하여 관계부서의 의견을 물은 다음 상사에게 제출하여 결재를 받습니다. 기안을 올릴 때 기안자는 결재권자의 의도 및 지시내용을 숙지하고 6하 원칙에 의하여 기안서를 정확하게 작성합니다. 미리 규정되어 있는 일정의 절차를 밟은 후 기안에 관한 내용을 집행을 하고 처리가 끝난 문서를 기능과 보존 기간에 따라 구분. 분류하여 일정한 분량으로 묶어 놓습니다.

그리고 사내에 언제 작성된 어떤 종류의 문서가 있고 어디에 보관되어 있으며, 누가 관리하고 있는지 일목요연하게 알 수 있도록 문서관리대장을 기록합니다. 마지막으로 처리가 완결된 날이 속한 연도의 말까지 처리과 등에서 보관하여 누구든지 열람할 수 있도록 관리합니다.
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